スタッフの頭に?はない!わかりやすい話をするための5つの秘訣!

わかる!これがとても重要です。自分が言いたいこと、相手に理解してほしいことを伝えるには、準備なしではできません。どうしたらよいのでしょうか?あなたはスタッフを、よりよく教えるにはどうしたら良いのでしょうか?分かりやすい話をするにはどうしたら良いのか、ご紹介します!

理解してくれない!

簡単そうに思えることでも、それを難しそうに話す人はいますよね。長々と時間をかけて話す人は多いです。これは「」だけではありません。「文章」でも同じことが言えます。

難しいことがたくさん書いてあると、「理解したい」と思っていたとしても、実際には益がありません!むしろ理解しやすく、行動へと促す話や文章が、最も大きな結果をもたらします。でも実際、人々、とりわけ上司の立場にある人はどのように考えているでしょうか?

たくさん話せば良いのか?

 

たくさんの教育を受けた人からすると、ノンストップで話すことが良いと考えるかもしれません。難しい言葉をたくさん使って、自慢するかもしれません。実際伝えたい事は少しなのに、話がずれてしまい、理解しがたいものになってしまうことがあります。

私も、時々経験する間違いがあります。それは何でしょうか?1つは「要点をたくさん詰めてしまう」ことです。スタッフには「あれもしてほしい・これもしてほしい」と希望があります。

でも実際、すべてを伝えようとして、話をしている自分自身もわかりづらい内容となってしまうことがあります。この理由の1つに、「準備不足」がありますね。私は、今も同じようなミスをしてしまいます。

実際には、スタッフのためにと思っているのですが。結果的には、スタッフたちが理解できないことを話しているのです。

  • 話の内容がたくさんすぎる
  • 難しい言葉をすごいスピードで話す

これらには、益があるのでしょうか?答えは「ありません」です!上司も部下も疲弊してきます。部下たちは、私たちの気持ちを理解できないゆえに、ますます苦しみます。ストレスを感じ、会社を離れる、つまり「やめる」という行動に出るかもしれません。

では、自分も部下も疲弊しない、しかも皆が良い思いをしながら仕事をしていくにはどうしたら良いのか見てみましょう。ここでは、「指示を与える」にあたり、どうしたら「分かりやすい話」ができるかに、注意を向けましょう!

いくつかポイントがあります。一つ一つ見てみましょう。

  1. 理解しやすい語彙を使う
  2. 短い文と簡潔な言い回し
  3. 話すスピードに注意
  4. 要点は少なめ
  5. ミーティングの最初と最後に要点を含める

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わかりやすい話とは?5つの秘訣!

①理解しやすい語彙を使う

仕事によっては、難しい言葉を使わなければならないこともあります。スタッフのレベルが皆同じであれば良いのですが、そんな事はありません。長いこと経験のある人もいれば、新入社員もいる事でしょう。

別々にミーティングをできれば良いのですが、難しい時が多いです。それでスタッフ全員がよく理解できる言葉を使うことが大切です。どのようにできますか?できることの一つに、「よく準備する」ことです。

先にも少し、話をする前の準備については触れましたね。大体、自分が話そうとしている内容を紙などにまとめてみます。その中で聴いているスタッフたちが頭の中に「?」が出るような言葉があるでしょうか?

皆がその言葉を理解するには、どうしたらよいでしょうか?簡単な説明を加える必要があるでしょう。どんな語彙であれば理解しやすいだろうか、それを考えてよく準備するのです!そうすれば、みんなが私たちの指示を理解し行動へと動いて行きます!

なじみのない言葉が出てきたのであれば、意味が同じような単語、わかりやすい語彙を使いましょう。そうすれば、無駄にミーティングをせず、皆が一致団結して作業に取り掛かります!

②短い文と簡潔な言い回し

これは、意外と難しいと感じる人もいるかもしれません。なぜでしょうか?なぜなら「話好き」という習慣があるからですね。ダラダラと長々と話してしまう癖がある人であれば、ますますスタッフにストレスを与えます。

短くて簡潔な言い回しは、どうして益があるでしょうか?指示を聞いているスタッフたち皆が、指示を理解しやすくなるでしょう。同じように、言葉が簡単なものを使うことも大切です。

難しい言葉を極力避けて、簡単で心を打つことができれば、皆の記憶に話の意図をしっかりと根付かせることができます。私は、話上手でないので大きな問題はないかもしれません。でも、私の上の立場にいる人は、ほんとにわかりにくい話をします。

第三者として、このことを隠さずに話します!彼の話は、途中で何が言いたいのか分からなくなり、わたしの脳が停止するのです。そうすると上司は怒りだし、関係は悪くなります。いいことがありませんね。

ですから、短い文章で、しかも簡単な言い回しを使うことは大切です!

③話すスピードに注意

あなたは早口ですか?そうであれば、気をつけなければなりません。話すスピードが早すぎて、肝心な「話の内容」に、スタッフがついていけないことも考えられます。

これを例えで考えてみましょう!相手が子どもや赤ちゃんであればどうでしょうか?あなたは凄いスピードで話しますか?そんなことは、しないでしょう。むしろ、簡単な言葉を使いながら、理解したかどうかを確かめながら、話すでしょう。

ですから、聞いている相手の能力を考えながら、ちょうど良いスピードで話すべきです。そのように話すと、言いたいことを含めながら指示できます。結果はどうなりますか?やる気を高めることができ、スタッフの全員の能力を最大限に生かす指示をすることができます!

恥ずかしがらずに、他の人に自分の話し方やスピードについて、尋ねましょう。意見の中には、嫌な気持ちになることも言われるかもしれません。でも、他の人の意見を聞くことによって、あなたの監督する能力が確実に向上しますよ。

④要点は少なめ

スタッフの仕事ぶりや会社の売り上げを見ると、色々感じることがあります。それで、スタッフに指示したいことがたくさん出てくるでしょう。「あれも・これも」と言いたいことが山のようになります。

しかし注意して話をします。言葉を選ばなければなりません。言いたいことは、何ですか?その中でも、最も強調すべきことは、何でしょうか?それを、よく「準備」します。「要点」は大抵1つの話に、長さにもよりますが「1か2つ」で十分でしょう。

その要点を強調しながら話すなら、部下たちは、上司が求めていることを理解することができます。ですからミーティングの前に「今私は最もスタッフに伝えるべきなのは何なのか」を考えましょう。そうすれば、最も良い結果をもたらす話ができます!

⑤ミーティングの最初と最後に要点を含める

これは、話が終わった後に、指示が理解できるようにするためです。これは、「今上司が話そうとしていることは何か・覚えて欲しいことは何か」を伝える良い方法です。ミーティングの初めに今日は「これとこれを話す」と伝えてから話します。

それら要点を発展させながら、ミーティングをします。話の最後に簡潔に復習しましょう。「これとこれを注意してやってくれ」と伝えるのです。これで話している自分と聞いている部下もやる気を持って、指示に応えることができます。

まとめ

いかがでしたか?

わかりやすい話をするために、私も心がけていることをご説明しました。時には、時間がなかったり、よく考えていなかったりして、ダラダラと意味のわからない話をしてしまいがちです。それで、注意して話をするようにしましょう。

とりわけスタッフたちが覚える必要があることを、「短い文」でしかも「簡単な語彙」を使うことです。そのためによく「準備」しましょう。スタッフたち一人ひとりのことを考えるならば、必ずできます。

上司である私たちが、1人だけで働いてもあまり成果をもたらすことができません。わたしたちは、スーパーマンではありません。むしろ部下たちの成長が早まり、彼らがたくさんの仕事をしてくれるならば、チームとして良い結果をもたらすことができます。

ですから分かりやすい話をすることに注意を向けて、明確で分かりやすい指示をスタッフに与えるようにしましょう!

「話がわかりやすい!」と言われる技術 スケッチ・トーキング

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